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Organizar Documentos en Paperless

Usa tags, tipos y corresponsales para mantener tu archivo ordenado.

Tags (Etiquetas)​

Las etiquetas permiten clasificar documentos por tema.

Crear tags​

  1. Ve a Tags en el menú
  2. Clic en Create Tag
  3. Define:
    • Nombre: "Facturas", "Contratos", etc.
    • Color: Para identificación visual
    • Match: Reglas de auto-asignación

Ejemplos de tags​

  • 📁 Por tipo: Factura, Recibo, Contrato, Garantía
  • 🏢 Por área: Contabilidad, Legal, RRHH
  • 📅 Por periodo: 2024, Q1, Enero
  • ⭐ Por estado: Pendiente, Procesado, Archivado

Tipos de documento​

Los tipos son categorías más formales.

Crear tipos​

  1. Ve a Document Types
  2. Clic en Create
  3. Define nombre y reglas de matching

Tipos comunes​

  • Factura de compra
  • Factura de venta
  • Contrato de trabajo
  • Póliza de seguro
  • Estado de cuenta

Corresponsales​

Los corresponsales son las personas/empresas asociadas.

Crear corresponsales​

  1. Ve a Correspondents
  2. Clic en Create
  3. Nombre del proveedor/cliente

Ejemplos​

  • Telmex
  • CFE
  • SAT
  • Amazon
  • Proveedor XYZ

Reglas de auto-asignación​

Paperless puede clasificar automáticamente:

Matching por contenido​

Si el documento contiene "Factura de Telmex":

  • Asigna tag: Facturas
  • Asigna corresponsal: Telmex
  • Asigna tipo: Factura de compra

Configurar regla​

  1. En el tag/tipo/corresponsal, ve a "Match"
  2. Tipo de match:
    • Any: Cualquier palabra
    • All: Todas las palabras
    • Regex: Expresión regular
  3. Términos a buscar

Ejemplo de regla​

Para auto-detectar facturas de CFE:

  • Match: "Comisión Federal de Electricidad"
  • Tipo de match: Any
  • Asigna automáticamente corresponsal "CFE"

Búsqueda avanzada​

Busca en todo tu archivo:

tag:facturas correspondent:telmex 2024

Filtros disponibles:

  • tag:nombre - Por etiqueta
  • correspondent:nombre - Por corresponsal
  • type:nombre - Por tipo
  • created:[2024-01 TO 2024-12] - Por fecha